 Business Intelliegence jest nastawiony na biznes. Rozwiązania z tego obszaru nie koncentrują się na IT, one jedynie wykorzystują narzędzia informatyczne. Realnie Business Intelligence to system informatyczny, a także pakiet reguł biznesowych, które mają na celu wspieranie procesu zbierania i analizy danych. Na system tego typu składa się zestaw rozwiązań raportowych i analitycznych, gwarantując jednocześnie wiarygodność gromadzonych informacji. Każdy szczebel pracowników danej organizacji ma możliwość korzystania z takich samych danych, czyli z tzw. jednej wersji prawdy - Single Point Of Truth (SPOT).
Co dla kogo?
W zależności od tego z jakim użytkownikiem ma się do czynienia, można zaoferować mu w ramach budowania rozwiązania BI różne, dedykowane do jego potrzeb narzędzia. W przypadku osób podejmujących decyzje na poziomie strategicznym, na przykład reprezentantów zarządu, menadżerów pionów, czy działów - zastosowanie znajdują pulpity menadżerskie, karty wskaźników lub interaktywne mapy. Nowoczesne narzędzia BI dają możliwość interakcji. Jeśli konkretny obszar działalności firmy zaczyna zawodzić, wówczas system wspiera użytkowników w podjęciu szybkiej interwencji oraz umożliwia stworzenie alertu (komunikatu zwrotnego), informującego o powstaniu problemu i jego późniejszym rozwiązaniu.
W przypadku użytkownika analitycznego, zastosowanie znajdą narzędzia statystyczne, dzięki którym osoba może sama drążyć dane i dochodzić przyczyn danej informacji. Jeśli na przykład poziom sprzedaży spada lub jest inny niż prognozowano, BI wspiera w określaniu powodu danego stanu rzeczy.
Trzecim typem użytkowników rozwiązań klasy Business Intelligence są użytkownicy operacyjni, którzy mogą je wykorzystywać do swojej codziennej pracy. Będzie to na przykład handlowiec, który na podstawie danych wie z jakim klientem ma się skontaktować, jaki produkt mu zaproponować itd.
BI krok, po kroku
O potrzebie wdrożenia rozwiązań BI zadecydowało kilka czynników. Przede wszystkim wielość źródeł informacji. Standardem są obecnie systemy księgowe, systemy ERP, CRM oraz inne. Jeśli następuje rozwój firmy, lub na przykład połączenie z innym podmiotem, nagle okazuje się, że pracownicy zamiast koncentrować się na osiąganiu pożądanych zysków, generują koszty związane z analizą wielości danych w celu wyciągnięcia niekiedy najprostszych informacji oraz wniosków. Business Intelligence jest odpowiedzią na taki stan rzeczy.
Fundamentalnym krokiem w procesie budowania pełnego systemu BI jest stworzenie centralnej hurtowni danych, która będzie koncentrowała i agregowała dane z wielu źródeł. Jej zadaniem jest także ich oczyszczenie, dzięki czemu zgromadzone i przetworzone informacje będą wiarygodnym źródłem wiedzy.
W dalszej kolejności wdraża się systemy analityczno-raportowe, których podstawowym zadaniem jest przedstawianie informacji z danego obszaru biznesowego w czytelny i łatwy sposób, dedykowany konkretnemu użytkownikowi w tym momencie, w którym on tego potrzebuje. Wraz z postępem w zakresie nowych technologii, wykorzystywane są w tym przypadku takie udogodnienia jak powiadomienia sms lub w postaci subskrypcji drogą mailową.
Business Intelliegnce to inwestycja, a nie koszt. Kluczowe jest określenie na jakie pytania biznesowe system ma odpowiadać. Rozwiązania BI wdraża się filarowo. Najczęściej punktem wyjścia jest sprzedaż, czyli analiza jej odbiorców oraz czynników kumulujących się wokół tego procesu. W dalszym kroku analizie podlega cześć kosztowa firmy, zatem szukanie przyczyn konkretnych wydatków, ich celowości oraz optymalności cenowej. Dzięki BI można określić, czy ponoszone koszty przekładają się na zyski.
W dalszej kolejności obszarem podlegającym analizie jest obszar customer relationship management (CRM). W przypadku setek tysięcy klientów wskazanie wzorców i prawidłowości okazać się może nadzwyczaj skomplikowanym procesem. System BI pozwala w sposób systematyczny określać na przykład migrację klientów, precyzuje kim byli klienci firmy rok temu, a kim są obecnie i kim będą w przyszłości. Dzięki temu firma może segmentować klientów, a tym samym zaoferować im dedykowane produkty.
Często przedsiębiorstwa decydują się również na wykonanie analizy oraz konsolidacji finansowej w oparciu o system BI. Kluczem jest szybki dostęp do strategicznych raportów oraz wskaźników danej firmy, na przykład rachunek zysków i strat, bilans, czy też przepływy finansowe, co jest szczególnie istotne w przypadku grup kapitałowych oraz rozproszonych geograficznie i złożonych organizacji.
BI jako wsparcie w podejmowaniu trafnych decyzji
Z praktyki wynika, że najczęściej analizowanymi dziedzinami jest sprzedaż oraz klienci (CRM), w dalszej kolejności są analizy czysto finansowe, logistyczno-magazynowe oraz inne dedykowane do potrzeb danego biznesu. Jednak wszystko uzależnione jest od specyfiki samej branży, w której działa przedsiębiorstwo.
Firma Itmagination na bazie wieloletniego doświadczenia wypracował metodykę, zgodnie z którą jeśli klient nie jest w stanie precyzyjnie określić swoich potrzeb, prace rozpoczynają się od analizy poszczególnych filarów jego działalności. Dopiero w dalszej kolejności podejmowana jest decyzja, które z tych obszarów są kluczowe i zgodnie z nimi opracowywane są kolejne elementy rozwiązania BI. Dzięki temu koszt (TCO) jest stosunkowo niski, natomiast wskaźnik zwrotu na inwestycji (ROI) może być wysoki.
Business Intelligence jest metodą na podejmowanie szybko trafnych decyzji biznesowych. Szybko, ponieważ kluczowe dane są dostępne dla użytkownika w momencie, gdy tego potrzebuje. Dane, zarówno szczegółowe, jak i zagregowane, gromadzone są wielokrotnie w czasie rzeczywistym (przetwarzanie strumieniowe), a następnie przedstawiane użytkownikowi w najbardziej czytelnej formie.
Business Intelligence wspiera podejmowanie trafnych decyzji, ponieważ istnieje "jedna wersja prawdy" (SPOT). Zastosowanie BI daje gwarancje, że każdy ma wiedzę na temat rzeczywistego sposobu funkcjonowania firm, a ponadto system sam może nakreślać pewne trendy, wykrywać odchylenia od normy, itd.
Co zyskuje przedsiębiorstwo?
Wprowadzenie w przedsiębiorstwie rozwiązań Business Intelligence warunkuje osiągnięcie wielu długofalowych korzyści, zarówno finansowych, jak i operacyjnych. Jako przykład można przytoczyć casus firmy z branży farmaceutycznej, która wprowadziła kompletne rozwiązanie BI dla logistyki. Koszt takiej inwestycji w pierwszym roku wyniósł około 50 000 zł. Problemem, z którym firma borykała się przed wdrożeniem rozwiązania BI, były zwroty. Szacowana ich wartość wynosiła około 200 000 zł rocznie (koszt dla firmy).
Dzięki wprowadzonemu systemowi pracownicy mogli odpowiednio analizować dane, przygotować się do strategicznej alokacji środków. Na koniec roku ilość zwrotów, już po wdrożeniu rozwiązania BI, wynosiła zero. Firma posiadała bowiem na bieżąco informacje na temat stanów magazynowych dystrybutorów i odpowiednio do nich dokonywała zamówień na kolejne towary. Innym aspektem są korzyści operacyjne. Jeśli przed implementacją hurtowni danych, przedsiębiorstwo potrzebowało około pięciu dni w miesiącu na opracowanie podsumowania w postaci raportów, a obecnie potrzeba na nie tylko jednego dnia - zysk w postaci zaoszczędzonego czasu jest niezaprzeczalny. Warto przy tym podkreślić, że opracowywanie raportów w ciągu w/w jednego dnia, po wdrożeniu rozwiązania BI, sprowadza się jedynie do analizowania zgromadzonych danych, ich walidacji i wyciągania wniosków biznesowych. Kolejną korzyścią jaką zyskują przedsiębiorstwa po wprowadzeniu rozwiązania BI jest pewność. Oparcie danych na rozwiązaniu BI będzie zawsze takie same, będzie występował w nich wspominany już SPOT (Single Point Of Truth). Ponadto znacznemu skróceniu ulega czas oczekiwania na kluczowe dla danego działania dane - one są dostępne zawsze, w każdym dowolnie wybranym momencie i nie wymagają zbierania i weryfikowania. Warto także zaznaczyć, że po wdrożeniu takiego systemu nie ma możliwości wycieku informacji.
Istotna jest także kwestia archiwizacji danych. Po wdrożeniu systemu BI menadżerowie mogą dokładnie ocenić jak firma działała rok temu, a jak prezentuje się na chwilę obecną - wiedzą jak zmienia się w czasie. Niewątpliwie jest to bardzo merytoryczny wkład w rozwój przedsiębiorstwa. Rozwiązanie BI wskazuje jej przedstawicielom problem oraz potencjalne przyczyny umożliwiając szybko znalezienie rozwiązań. Business Intelligence umożliwia szybkie i bezbłędne wychwytywanie wyjątków oraz trendów funkcjonowania danego przedsiębiorstwa, a przez to szybkie i efektywnie reagowanie na nie.
Daniel Arak
Business Development Director
Itmagination Sp. z o.o |
